Proyectos

Los proyectos en Vendomia te permiten organizar, planificar y hacer seguimiento de todas las tareas, trabajos y fases relacionadas con una obra, servicio o encargo.

Un proyecto representa una serie de tareas a realizar a lo largo de un periodo de tiempo determinado. Además, puede agrupar numerosos documentos y registros:

• Presupuestos
• Trabajos
• Facturas
• Compras
• Y mucho más

Desde un mismo lugar, puedes visualizar los plazos, los responsables, el progreso, los costes y la facturación asociada, para tener siempre el control de tus operaciones.

Esto permite crear una trazabilidad de todos los proyectos que tu empresa realiza a sus clientes (o de forma interna). Después, eso sirve para revisar los números y conocer tu rentabilidad, tiempos, y mucho más.

Gracias a esta herramienta, tú y tu equipo podéis coordinaros mejor, evitar errores y cumplir los tiempos de entrega. Los haces con toda la información centralizada y accesible en cualquier momento.

Los proyectos son especialmente útiles para empresas de reformas, mantenimiento, construcción o cualquier negocio que gestione servicios por fases o con varios trabajos asociados.

Los proyectos pueden tener diferentes tamaños y plazos. Algunos pueden consistir en tareas sencillas, mientras que otros catalogan el progreso de una obra que lleva meses.

La función principal de un proyecto es agrupar información relacionada, para evitar distracciones y después conocer las cifras y resultados.

Por ejemplo, un presupuesto es aceptado. Esto deriva en varios partes de trabajo y después facturas. Deberías tener siempre toda esta información agrupada en un proyecto para tener todos los datos en un mismo lugar.

Es recomendable hacer uso de los proyectos siempre que sea posible, y sin importar lo pequeño que sea el trabajo. Esta organización permite asignar responsabilidades a cada persona del equipo con más facilidad. Además, evita problemas en caso de que un proyecto crezca en tamaño.

Los proyectos pueden ser organizados de forma jerárquica. Es decir, se pueden crear proyectos dentro de otros proyectos. Esta forma de trabajar permite subidividir grandes obras en piezas más manejables, y completar cada etapa sin tener que hacerlo todo de golpe.

Los subproyectos son iguales que cualquier proyecto superior. Tienen un estado propio, fases de progresión y documentos relacionados.

Lo único a tener en cuenta es que un proyecto con subproyectos sumará toda la información por debajo a la hora de mostrar resúmenes y cifras. En otras palabras, los subproyectos forman parte de un proyecto superior y se tienen en cuenta al calcular datos de facturación o rentabilidad.

En Vendomia, los tipos de proyecto te permiten clasificar los diferentes trabajos o servicios que realiza tu empresa. Cada proyecto puede pertenecer a un tipo concreto-

Algunos ejemplos de tipos de proyecto son: Mantenimiento, Reforma, Instalación, General, Limpieza o Servicio técnico.

Definir correctamente los tipos de proyecto te ayudará a organizar mejor tu trabajo. Obtendrás una visión más clara de tus actividades y analizarás en profundidad el rendimiento de cada área de tu negocio.

Gracias a esta clasificación, podrás identificar fácilmente qué clases de proyectos son más rentables, cuáles requieren más recursos y en qué tipo de servicios deberías enfocar tus esfuerzos comerciales.

Vendomia te permite personalizar los tipos de proyecto para adaptarlos a la realidad de tu empresa y a las diferentes líneas de trabajo que gestiones.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Accede al menú superior y entra en Admin → Configuración.
2. En el apartado de configuración, busca y selecciona Tipos de proyecto o accdiendo a través del siguiente enlace: https://vendomia.app/project_types 
3. Verás una lista con los tipos de proyecto existentes. Puedes:

• Editar los que ya existen.
• Crear nuevos tipos con el nombre que mejor se adapte a tu negocio.
• Eliminar los que no uses.

Una vez definidos, estos tipos aparecerán como opciones al crear un nuevo proyecto, facilitando la clasificación desde el primer momento.

En Vendomia, puedes añadir la ubicación exacta donde se desarrollará un proyecto. Esto se puede hacer tanto en el propio proyecto como en los trabajos vinculados a él.

De esta forma, tus trabajadores no necesitan interrumpirte para preguntar dónde deben realizar su tarea: simplemente consultan la ubicación directamente desde el proyecto o el trabajo que tengan asignado.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores logísticos y mejora la coordinación del equipo.

Para añadir una ubicación en un proyecto, solo has de meterte en él. Dirígete a Operaciones y pincha en Proyectos. Una vez ahí, selecciona el proyecto al que quieres añadir una ubicación específica. 

Cuando estés dentro del proyecto, solo debes bajar en la app y dirigirte a la sección que pone Ubicación. Pulsas el botón Modificar y añades la localización exacta. Ahora solo debes guardar y aparecerá en una vista de mapa igual a Google Maps, dónde está el emplazamiento del proyecto. 

Cada proyecto en Vendomia cuenta con una serie de fases personalizables que te ayudan a controlar su evolución de un vistazo.

Por ejemplo, puedes definir fases como:

• Contactado
• En progreso
• Revisado
• Por cobrar
• Cobrado
• Reseña en Google

Tú decides qué fases se adaptan mejor a tu forma de trabajar.
Solo tienes que clicar sobre la fase correspondiente para actualizar el estado del proyecto y saber en qué punto se encuentra en todo momento.

Así, sin necesidad de revisar partes de trabajo, facturas o presupuestos, tendrás una visión clara del avance general y podrás detectar fácilmente qué proyectos están estancados o finalizados.

Debajo de las fases del proyecto, encontrarás el diagrama de Gantt, una herramienta visual que te muestra toda la planificación temporal de tu proyecto.

En este diagrama puedes ver:

• Los plazos marcados para cada fase o trabajo.
• Las fechas de inicio, cierre y fin del proyecto.
• Qué tareas están pendientes, en ejecución o terminadas.

El Gantt te permite anticipar retrasos, reorganizar tiempos y asegurarte de que todos los trabajos estén dentro del plazo previsto.

Es una forma sencilla e intuitiva de tener la planificación completa de tu proyecto a un solo vistazo.

Los proyectos de Vendomia pueden tener varios estados:

• Activo: el proyecto se encuentra en progreso.
• En pausa: los trabajos se han detenido temporalmente.
• Terminado: El trabajo ha finalizado y está todo completo.
• Cancelado: Los trabajos se han cancelado definitivamente.
• Permanente: El proyecto es continuo y no tiene un fin en mente.

Por lo general, un proyecto empieza en estado Activo, y se trabaja hasta ser Terminado. En algunos casos, también puede ser Cancelado por cualquier motivo. Tanto la finalización como la cancelación se consideran estados finales, donde no hay nada más que hacer.

Cuando surge algún imprevisto que obliga a detener el transcurso de los trabajos, un proyecto puede ser puesto en Pausa. A diferencia de una cancelación, una pausa implica que el proyecto será reanudado en algún momento, y nunca debería dejarse de forma definitiva en este estado.

Por otro lado, los proyectos Permanentes representan aquellos trabajos que nunca terminan realmente. Esto sueleser común en proyectos internos de la empresa, como la gestión del marketing o de los procesos de empresa. Por regla general, si un proyecto no tiene una expectativa de terminar, debería ser marcado como permanente.

Para indicar el estado en que se encuentra un proyecto en Vendomia, tan solo debes clicar en los tres puntos de arriba de la derecha y se te abrirá un desplegable. En él, selecciona cómo se encuentra el proyecto: activo, pausado, terminado, cancelado o permanente. 

Los proyectos de Vendomia agrupan todo tipo de documentos: desde presupuestos hasta trabajos, facturas, gastos, y más.

Es recomendable asociar todos los documentos posibles a un proyecto siempre que sea posible. Esto permite calcular las métricas clave del proyecto, como la rentabilidad o la discrepancia entre lo presupuestado y lo facturado.

Para ver los elementos del proyecto, pincha en el desplegable que hay en esta sección e indica qué quieres ver: trabajos, facturas, presupuestos... Y cuando lo selecciones, te aparecerá. 

En Vendomia, tienes varias opciones para crear trabajos. Y, si estás dentro de un proyecto en Vendomia, no necesitas salir de él para crear nuevos trabajos asociados. Esto te permite mantener toda la información agrupada y bien organizada.

Para crear un trabajo desde un proyecto:

1. Entra en el proyecto donde quieres añadir el nuevo trabajo.
2. Dirígete al apartado “Elementos de Proyecto” y selecciona “Trabajos”.
3. Haz clic en el botón verde “Crear trabajo”.
4. Se abrirá una ventana con los siguientes campos que deberás completar:

• Identidad: se rellena automáticamente.
• Nombre: el título o referencia del trabajo.
• Descripción: información detallada de la tarea o servicio.
• Materiales: los recursos necesarios para realizar el trabajo.
• Tipo: categoría o naturaleza del trabajo.
• Proyecto: se completa por defecto con los datos del proyecto actual.
• Contacto: se rellena automáticamente con el cliente asociado al proyecto.
• Fecha de inicio y fecha de plazo: son muy importantes, ya que determinan cómo se mostrará el trabajo en el calendario y en el diagrama de Gantt.
• Asignado a: selecciona el trabajador o equipo responsable.
• Etiquetas: añade etiquetas para clasificar y filtrar fácilmente tus trabajos.

Una vez completados los campos, guarda y el nuevo trabajo quedará vinculado automáticamente al proyecto, integrándose en su planificación y seguimiento.

Los proyectos te permiten conocer las principales métricas de rendimiento: facturación, cantidades presupuestadas, discrepancias y más.

En la pestaña de resumen dentro de un proyecto, verás un totalizado de todos los documentos asociados. Aquí, puedes analizar si un proyecto va en buen camino, o si existe algún problema en las cuentas.

El resumen de proyecto contrasta diferentes elementos para sacar conclusiones. Por ejemplo, puedes comparar las cantidades presupuestadas con la facturación, y ver si queda algún trabajo pendiente de facturar. También puedes ver la diferencia entre los ingresos y los gastos, o los precios de venta y de coste.

Conforme se realizan trabajos en un proyecto, es posible crear facturas de cliente a partir de varios de ellos.

Si pinchas en los tres puntos de la esquina superior derecha, entre las opciones desplegables del proyecto, verás la opción Generar factura. Esta herramienta es simple pero potente, ya que permite tomar todos los trabajos pendientes de facturar y unirlos en una única factura de venta para el cliente.

Algunos detalles a tener en cuenta:

• Sólo se mostrarán los trabajos que no hayan sido facturados ya. Al crear una factura con esta herramienta, todos los trabajos involucrados se marcarán como tal.
• La factura hará uso del mismo contacto asociado al proyecto. También utilizará la misma identidad.
• Puedes elegir los trabajos que deseas facturar, en caso de que sea necesario omitir algunos trabajos pendientes.
• La factura resultante creará un grupo de conceptos por cada trabajo, incluyendo las cantidades e importes de cada concepto de trabajo.

En Vendomia puedes crear proyectos de dos formas distintas, según tus necesidades:

• A partir de un presupuesto aprobado.
• O desde cero, directamente en la sección de proyectos.

La forma más rápida y sencilla de crear un proyecto en Vendomia es partiendo de un presupuesto que tu cliente haya aceptado.

1. Entra en el presupuesto correspondiente.
2. Haz clic en los tres puntos que aparecen en la esquina superior derecha.
3. Selecciona la opción “Generar proyecto” del desplegable.

Vendomia creará automáticamente un proyecto basado en toda la información del presupuesto, incluyendo los datos del cliente, los conceptos y los importes.

A partir de ahí, solo tendrás que revisar los datos y añadir más información o trabajos, si es necesario.

Este método te ahorra tiempo y asegura la coherencia entre tu presupuesto y el proyecto que ejecutarás.

También puedes crear un proyecto directamente en Vendomia:

1. Accede al menú principal y entra en Operaciones → Proyectos.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en el botón verde “Crear”.
3. Se abrirá una ventana donde deberás completar los datos generales del nuevo proyecto.

El proyecto se generará vacío, sin presupuestos ni trabajos asociados.
A continuación, podrás completar toda la información necesaria:

• Añadir la ubicación donde se desarrollará el proyecto.
• Definir las fases por las que pasará.
• Crear trabajos y otros elementos dentro del proyecto.
• Subir archivos o documentos relacionados.

Una vez hayas completado estos pasos, tu proyecto quedará listo para ponerse en marcha.

Cuando ya has creado varios proyectos en Vendomia y observas que muchos comparten una estructura similar, puedes crear plantillas de proyectos. Así podrás trabajar de forma más rápida y organizada.

Las plantillas te permiten reutilizar configuraciones y estructuras que usas con frecuencia, como:

• Fases del proyecto.
• Tipos de trabajos y tareas.
• Documentos o archivos asociados.

De esta forma, cada vez que necesites crear un nuevo proyecto, no tendrás que empezar desde cero.

Solo deberás seleccionar la plantilla adecuada, revisar los datos y adaptarlos al cliente o servicio concreto.

Además, las plantillas de proyectos también te serán útiles para generar presupuestos, facturas o contratos relacionados, ya que mantienen la coherencia en toda la gestión.