Proyectos

Los proyectos de Vendomia sirven para clasificar y organizar todo tu trabajo, agrupando las tareas a realizar en cada una de tus obras y proyectos de empresa.

Un proyecto representa una serie de tareas a realizar a lo largo de un periodo de tiempo determinado, y agrupa numerosos documentos y registros:

• Presupuestos
• Trabajos
• Facturas
• Compras
• Y mucho más

Esto permite crear una trazabilidad de todos los proyectos que tu empresa realiza a sus clientes (o de forma interna), para después revisar los números y conocer tu rentabilidad, tiempos, y mucho más.

Los proyectos pueden tener diferentes tamaños y plazos. Algunos pueden consistir en tareas sencillas, mientras que otros catalogan el progreso de una obra que lleva meses.

La función principal de un proyecto es agrupar información relacionada, para evitar distracciones y después conocer las cifras y resultados.

Por ejemplo, un presupuesto es aceptado que deriva en varios partes de trabajo y después facturas, debería siempre ir agrupado en un proyecto para tener todos los datos en un mismo lugar.

Es recomendable hacer uso de los proyectos siempre que sea posible, y sin importar lo pequeño que sea el trabajo. Esta organización permite asignar responsabilidades a cada persona del equipo con más facilidad-- y además evita problemas en caso de que un proyecto crezca en tamaño.

Los proyectos pueden ser organizados de forma jerárquica. Es decir, se pueden crear proyectos dentro de otros proyectos. Esta forma de trabajar permite subidividir grandes obras en piezas más manejables, y completar cada etapa sin tener que hacerlo todo de golpe.

Los subproyectos son iguales que cualquier proyecto superior. Tienen un estado propio, fases de progresión, y documentos relacionados.

Lo único a tener en cuenta es que un proyecto con subproyectos sumará toda la información por debajo a la hora de mostrar resúmenes y cifras. En otras palabras, los subproyectos forman parte de un proyecto superior y se tienen en cuenta al calcular datos de facturación o rentabilidad.

Los proyectos de Vendomia pueden tener varios estados:

• Activo: el proyecto se encuentra en progreso
• En pausa: los trabajos se han detenido temporalmente
• Terminado: El trabajo ha finalizado y está todo completo
• Cancelado: Los trabajos se han cancelado definitivamente
• Permanente: El proyecto es continuo y no tiene un fin en mente

Por lo general, un proyecto empieza en estado Activo, y se trabaja hasta ser Terminado. En algunos casos, también puede ser Cancelado por cualquier motivo. Tanto la finalización como la cancelación se consideran estados finales, donde no hay nada más que hacer.

Cuando surge algún imprevisto que obliga a detener el transcurso de los trabajos, un proyecto puede ser puesto en Pausa. A diferencia de una cancelación, una pausa implica que el proyecto será reanudado en algún momento, y nunca debería dejarse de forma definitiva en este estado.

Por otro lado, los proyectos Permanentes representan aquellos trabajos que nunca terminan realmente. Esto sueleser común en proyectos internos de la empresa, como la gestión del marketing o de los procesos de empresa. Por regla general, si un proyecto no tiene una expectativa de terminar, debería ser marcado como permanente.

Los proyectos de Vendomia agrupan todo tipo de documentos: desde presupuestos hasta trabajos, facturas, gastos, y más.

Es recomendable asociar todos los documentos posibles a un proyecto siempre que sea posible. Esto permite calcular las métricas clave del proyecto, como la rentabilidad o la discrepancia entre lo presupuestado y lo facturado.

Los proyectos te permiten conocer las principales métricas de rendimiento: facturación, cantidades presupuestadas, discrepancias,y más.

En la pestaña de resumen dentro de un proyecto, verás un totalizado de todos los documentos asociados. Aquí, puedes analizar si un proyecto va en buen camino, o si existe algún problema en las cuentas.

El resumen de proyecto contrasta diferentes elementos para sacar conclusiones. Por ejemplo, puedes comparar las cantidades presupuestadas con la facturación, y ver si queda algún trabajo pendiente de facturar. También puedes ver la diferencia entre los ingresos y los gastos, o los precios de venta y de coste.

Conforme se realizan trabajos en un proyecto, es posible crear facturas de cliente a partir de varios de ellos.

Entre las opciones desplegables del proyecto, verás la opción Generar factura. Esta herramienta es simple pero potente, ya que permite tomar todos los trabajos pendientes de facturar, y unirlos en una única factura de venta para el cliente.

Algunos detalles a tener en cuenta:

• Sólo se mostrarán los trabajos que no hayan sido facturados ya. Al crear una factura con esta herramienta, todos los trabajos involucrados se maracrán como tal.
• La factura hará uso del mismo contacto asociado al proyecto. También utilizará la misma identidad.
• Puedes elegir los trabajos que deseas facturar, en caso de que sea necesario omitir algunos trabajos pendientes.
• La factura resultante creará un grupo de conceptos por cada trabajo, incluyendo las cantidades e importes de cada concepto de trabajo.