Facturas

La facturación de Vendomia se encarga de gestionar todas las facturas de ventas de tu empresa. Una factura puede ser simple o con recurrencia. Dentro de las facturas se controlan los pagos para tener control de facturas pagadas, parciales o pendientes.

Las facturas pueden tener distintas identidades y series de facturación y pueden asociarse a un proyecto concreto y a un cliente. También tienen distintos estados de factura, como proforma, y estados de pago, para hacer un seguimiento de tu facturación.

Puedes consultar informes de facturación y rentabilidad basados en filtros para poder sacar toda la información que necesites. Para facilitar más aún la gestión, puedes exportar todas las facturas en Excel.

Las facturas se crean desde la sección de Facturas o directamente desde Presupuestos o Trabajos. Siempre que se crea una factura se crea con el estado Proforma, por lo que no tendrá una numeración hasta que se publique.

Dentro de una factura puedes añadir Productos, ya sean pre-creados desde la sección de Productos o Personalizados en el momento. Los productos representan cada línea dentro de la factura. 

Una vez añadido un contacto en la factura y al menos un producto, la factura puede pasar de proforma a publicada. Una vez hecho esto, la factura seguirá la numeración correlativa de la serie. 

El estado de pago de la factura, una vez publicada, siempre empieza en "pendiente" y cambiará cuando se maque como cobrada, ya sea en su totalidad o de manera parcial.

Con el conjunto de estados (Publicada, Proforma o Cancelada) y los estados de pago (Pendiente, Parcial, Pagada) puedes hacer un seguimiento de facturas y pagos para tu negocio.

Las identidades te permiten usar diferentes nombres para facturar o mostrarte ante el público, y gestionar varias personas o entidades jurídicas desde la misma cuenta. Cada identidad contiene sus propias series de facturación.

Vendomia tiene la capacidad de tener múltiples identidades de facturación y múltiples series dentro de cada identidad.

Vendomia te permite elegir qué serie de qué identidad quieres que se asocie a una factura cuando la factura está en fase borrador, en detalles de factura.

En Vendomia, las facturas pueden encontrarse en diferentes estados, según la fase en la que se encuentren dentro del proceso de emisión y gestión.

Estos estados te ayudan a identificar rápidamente si una factura es provisional, ya ha sido publicada o ha sido cancelada. Esto facilita el control contable y fiscal de tu empresa.

Los principales estados de las facturas son:

• Borrador

Una factura en este estado es una factura provisional que aún no tiene valor fiscal ni contable. Verás que se le asigna el nombre Proforma para diferenciarla del resto, hasta que sea emitida. 

Sirve como una preparación de la factura definitiva, donde puedes revisar o completar toda la información antes de publicarla.

Mientras la factura esté en borrador, podrás:

• Seleccionar la identidad (empresa o autónomo) a la que pertenece. Podrás seleccionar tantas como hayas añadido a Vendomia. 
• Modificar o eliminar conceptos.
• Añadir nuevos productos o servicios.
• Ajustar precios, impuestos, descripciones o condiciones de pago.

Una vez publicada, la factura quedará bloqueada en la mayoría de sus campos y adquirirá valor legal y fiscal, utilizando la fecha de publicación como fecha de factura.

Además, se asignará un número correlativo dentro de la serie de facturación correspondiente.

• Publicada

Una factura publicada es una factura oficial y con validez fiscal.
Ya forma parte de tu contabilidad y, por tanto, no se puede eliminar ni modificar su contenido principal (como los importes o la identidad emisora).

En este estado, podrás:

• Registrar pagos totales o parciales.
• Descargar o enviar la factura al cliente por correo o WhatsApp.
• Ver su estado de pago (pendiente, parcial, pagada o excedente).
• Asociarla a otros documentos, como presupuestos, trabajos o proyectos.

Una vez publicada, la factura no se puede editar. Si detectas un error, deberás cancelarla y generar una factura rectificativa, cumpliendo con la normativa vigente.

• Cancelada

El estado Cancelada se utiliza para anular una factura que ya ha sido publicada. Esto puede deberse, por ejemplo, a un error en los datos, un cambio en el pedido o una devolución de venta.

Al cancelar una factura, Vendomia crea automáticamente una factura rectificativa, que deja constancia del cambio y asegura que tu facturación siga cumpliendo con los requisitos legales.

La factura original quedará marcada como “Cancelada”, pero seguirá visible en el sistema para mantener un registro histórico y garantizar la trazabilidad contable.

En Vendomia, puedes emitir facturas de diferentes maneras, adaptándolas al flujo de trabajo de tu empresa.

Estas formas se agrupan en dos grandes bloques:

1. Crear una factura desde cero, de manera manual.

2. Generarla automáticamente a partir de un presupuesto, proyecto o trabajo ya existente.

Para crear una factura desde cero:

Si quieres crear una factura completamente nueva, sin vincularla a otros documentos, puedes hacerlo desde la sección de Finanzas → Facturas, o directamente desde este enlace:

https://vendomia.app/invoices

Haz clic en el botón verde “Crear”, ubicado en la esquina superior derecha.

Se abrirá una ventana donde deberás completar los siguientes campos:

• Tipo de factura: selecciona si será una factura normal o simplificada.
• Nombre: el título o referencia que quieres darle para identificarla fácilmente.
• Serie: se generará automáticamente según tu configuración de facturación.
• Fecha: indica la fecha que llevará la factura.
• Contacto: selecciona el cliente que recibirá la factura.
• Forma de pago: elige cómo se efectuará el cobro.
• Vencimiento: especifica la fecha límite de pago.
• Cobrar automáticamente: si el método de pago lo permite (por ejemplo, con GoCardless), puedes marcar esta opción para automatizar el cobro.
• Asignada a: indica el usuario responsable de la factura, si aplica.
• Etiquetas: añade etiquetas para clasificar tus facturas fácilmente.

Una vez completada toda la información, pulsa el botón verde “Crear” que aparece en la parte inferior.

La factura se generará en estado Borrador.

Ahora podrás añadir los productos o grupos que compondrán el contenido y el importe total de la factura.

Cuando la factura esté completa, dirígete a los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona la opción “Publicar factura”.

Al hacerlo, la factura pasará al estado Publicada, asignándole un número correlativo dentro de la serie correspondiente y adquiriendo validez fiscal.

Antes de publicar la factura, revisa que todos los datos estén correctos (cliente, importes, impuestos y forma de pago), ya que una vez publicada no se puede editar.

Para generar una factura desde un presupuesto, proyecto o trabajo:

Si ya tienes presupuestos, proyectos o trabajos creados en Vendomia, puedes agilizar la facturación generándola directamente desde cualquiera de ellos.

Este método es ideal para mantener la trazabilidad de todo el proceso comercial y ahorrar tiempo.

Accede al presupuesto, proyecto o trabajo que deseas facturar.

Haz clic en los tres puntos situados en la esquina superior derecha.

En el desplegable, selecciona la opción “Generar factura”. Vendomia creará automáticamente una factura en estado Borrador, que incluirá la información básica del documento origen (cliente, productos, precios, etc.).

Si lo necesitas, podrás editar los datos, añadir o eliminar productos y ajustar los importes.

Finalmente, dirígete nuevamente a los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona “Publicar factura”.

La factura cambiará su estado a Publicada y quedará lista para enviarla a tu cliente o cobrarla automáticamente según la forma de pago configurada.

Emitir facturas desde presupuestos, proyectos o trabajos mantiene todo el flujo de información conectado, lo que facilita el control financiero y la gestión de clientes.

Una vez publicada, tu factura aparecerá en la lista de facturas con su número, estado y cliente correspondiente. Podrás enviarla por correo o WhatsApp, descargarla en PDF o registrarle los pagos directamente desde Vendomia.

Con la entrada en vigor de la nueva normativa de facturación electrónica en España, las facturas emitidas no pueden modificarse ni eliminarse una vez han sido publicadas. Esta medida garantiza la transparencia y trazabilidad fiscal de todos los documentos emitidos por las empresas.

Por este motivo, Vendomia no permite borrar ni editar facturas ya publicadas, asegurando así que tu negocio cumpla al 100 % con la normativa vigente.

Si has emitido una factura y detectas un error (por ejemplo, un precio incorrecto, un producto mal asignado o un cambio en el cliente), lo correcto es cancelar la factura.

Para hacerlo:

1. Dirígete a la factura emitida que contiene el error.
2. Haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha.
3. Selecciona la opción “Cancelar factura”.

Al hacerlo, Vendomia generará automáticamente una factura rectificativa en estado Borrador, vinculada a la factura original.

Una vez creada la factura rectificativa, puedes editarla libremente para corregir los errores de la factura original.

1. Accede a la factura rectificativa que Vendomia ha generado automáticamente.
2. Corrige los datos necesarios: contacto, productos, importes, impuestos o forma de pago.
3. Cuando verifiques que la información es correcta, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona “Publicar factura”.

La nueva factura quedará registrada como la versión corregida y válida de la original.

Si lo único que necesitas es incluir productos o servicios adicionales que no estaban en la factura original, no es necesario cancelarla.

En ese caso, puedes:

1. Crear una nueva factura desde cero.
2. Incluir en ella los productos o conceptos que faltaban por facturar.
3. Emitirla y vincularla al mismo cliente o proyecto.

Así mantendrás una facturación ordenada y conforme a la normativa, sin duplicar procesos ni invalidar documentos anteriores.

Las facturas publicadas tienen estados de pago. Los estados de pago te ayudan a conocer de un vistazo la situación económica de cada cliente y el seguimiento de tus cobros.

Estos estados se deben actualizar a medida que se registran pagos, devoluciones o cancelaciones, ofreciendo una visión precisa de tu facturación.

Estos estados pueden ser:

• Pendiente: La factura no tiene ningún pago registrado. Este estado indica que el cliente todavía no ha realizado el pago o que no se ha registrado ningún ingreso en el sistema.
• Parcial: La factura ha recibido uno o varios pagos, pero aún no se ha cubierto el importe total. Este estado te permite saber que el cliente ha pagado parte, pero sigue existiendo un saldo pendiente.
• Pagada: La factura está completamente pagada. El total de los pagos coincide exactamente con el importe total de la factura.
• Excedente: La factura ha recibido un importe superior al valor original de la factura. Este exceso puede deberse a un pago duplicado o a un error en la transferencia del cliente.

Existen también el estado Cancelado para cancelar facturas. El estado cancelado es para facturas canceladas una vez ya están publicadas. Al cancelar una factura automáticamente se crea una factura de tipo rectificativa.

Los estados de pago te permiten llevar un control financiero claro y actualizado de todas tus facturas, sin tener que revisar una por una. Gracias a ellos, puedes saber qué clientes tienen facturas pendientes o parcialmente pagadas. Además, detectas errores o pagos duplicados con rapidez.

En Vendomia, puedes gestionar y automatizar el cobro de tus facturas directamente desde la propia aplicación, evitando depender de que el cliente realice el pago por iniciativa propia.

Esto es especialmente útil cuando trabajas con métodos de pago automáticos, como domiciliaciones bancarias o GoCardless, ya que te permite mantener el control total sobre tus ingresos.

Una solicitud de cobro es una orden que envías desde Vendomia para que el sistema intente cobrar automáticamente una factura emitida.

A diferencia de un simple registro de pago, la solicitud de cobro activa el proceso real de cobro a través del método configurado con tu cliente.

Esto significa que, una vez enviada la solicitud, el cliente no necesita hacer nada. El sistema realizará el cobro según la forma de pago vinculada a su cuenta.

Para solicitar el cobro de una factura en Vendomia:

1. Accede a Finanzas → Facturas.
2. Entra en la factura publicada que deseas cobrar.
3. Haz clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha.
4. En el menú desplegable, selecciona la opción “Cobrar factura” o “Solicitar cobro”, según el método de pago configurado.

Solo podrás realizar esta acción si el método de pago del cliente permite cobros automáticos. Si el cliente tiene configurado un pago manual (como por ejemplo transferencia o efectivo), esta opción no se realizará de forma automática. 

Vendomia te permite llevar un control completo y centralizado de todos los pagos que recibe tu empresa.

Desde esta sección, puedes visualizar y gestionar los movimientos asociados a tus facturas, independientemente del método de cobro utilizado, lo que facilita la conciliación y el seguimiento financiero de tu negocio.

Para acceder al listado de pagos realizados a tu empresa:

1. Dirígete al menú Finanzas → Facturas.
2. Dentro de la sección de facturas, selecciona el bloque o pestaña Pagos.
3. También puedes acceder directamente desde este enlace: https://vendomia.app/payments

Desde ahí, podrás consultar todos los pagos registrados en Vendomia, tanto los realizados manualmente como los generados de forma automática a través de pasarelas de cobro.

En esta vista encontrarás un resumen detallado de cada pago registrado, incluyendo:

• Método de pago: muestra cómo se ha realizado el pago (por transferencia bancaria, domiciliación SEPA, tarjeta de crédito, GoCardless, etc.).
• Factura asociada: indica la factura a la que pertenece cada pago, para mantener la trazabilidad completa.
• Detalles del pago: descripción o nota asociada al movimiento, si la hubiere.
• Importe total: el valor exacto recibido en cada operación.
• Estado: refleja si el pago está completado, pendiente, fallido o en proceso (según el método de cobro).
• Fecha: indica la fecha en la que se registró o procesó el pago.

Revisa regularmente esta sección para comprobar que todos los pagos han sido registrados correctamente.

Facturas recurrentes es la solución de Vendomia para aquellas facturas que deben generarse de manera automática cada periodo de tiempo.

Una factura recurrente genera facturas con unas líneas de facturación ya establecidas a un cliente concreto según un periodo establecido. 

De esta manera podrás, por ejemplo, facturar mensualmente a tus clientes de manera automática.

Las facturas recurrentes se pueden iniciar, pausar y cancelar en cualquier momento.

• Iniciar: Indica que la recurrencia está activa y cuando cumpla los requisitos de tiempo marcados lanzará la factura.
• Pausar: Pausa una recurrencia por lo que ya no enviara las facturas.
• Cancelar: Cancela la suscripción y no se enviarán más facturas automáticamente.

Para crear una factura recurrente en Vendomia, el proceso es muy similar al de una factura normal:

1. Dirígete al menú Finanzas → Facturas.
2. Antes de crear una nueva factura, selecciona la pestaña Recurrentes.
3. También puedes acceder directamente desde este enlace: https://vendomia.app/recurring_invoices 

Una vez dentro, verás el listado de tus facturas recurrentes activas o en pausa. También podrás crear nuevas facturas.

Para hacerlo, haz clic en el botón verde “Crear” ubicado en la esquina superior derecha.

Se abrirá una ventana similar a la de una factura normal, pero con algunos campos adicionales que definen la recurrencia.

Además de los campos habituales de una factura (tipo, contacto, forma de pago, etiquetas, etc.), deberás configurar lo siguiente:

• Frecuencia: Indica cada cuánto tiempo quieres que Vendomia emita la factura. Puedes definir un número y seleccionar si se repetirá cada día, semana, mes o año.
• Fecha de inicio: Especifica cuándo debe comenzar el ciclo de facturación.
• Fecha de fin: Puedes dejarla vacía si deseas que la recurrencia sea indefinida o indicar una fecha final si sabes cuándo debe terminar.
• Días de vencimiento: Determina cuántos días después de emitirse vence la factura para el cliente.
• Opciones de automatización: Puedes activar cualquiera de las siguientes casillas según tus necesidades. 

- Cobrar automáticamente: el sistema cobrará la factura según la forma de pago configurada.

- Publicar facturas automáticamente: las facturas se publicarán sin intervención manual. 

- Enviar facturas automáticamente: se enviarán directamente al cliente por correo.

Una vez creada la factura recurrente, esta se generará en estado Borrador. Para darle valor, accede a ella y añade los productos o servicios que se facturarán de forma periódica. También puedes ajustar los precios, impuestos o descripciones antes de activarla.

Cuando hayas revisado todos los detalles y estés listo para comenzar el ciclo, dirígete a los tres puntos de la esquina superior derecha de la factura recurrente.

En el menú desplegable, selecciona la opción “Iniciar”.

• Si activaste la opción Publicar facturas automáticamente, Vendomia se encargará de emitir y publicar las facturas según la frecuencia configurada.
• Si no la activaste, las facturas se generarán en estado Borrador, y tú podrás revisarlas y publicarlas manualmente antes de enviarlas al cliente.

Una vez activada, tu factura recurrente funcionará de manera automática según los parámetros definidos.

Podrás consultar en cualquier momento el historial de facturas generadas, pausarlas temporalmente o cancelarlas si ya no son necesarias.

En Vendomia, la factura a origen es una herramienta especialmente útil para las empresas que trabajan con proyectos, obras o servicios de ejecución prolongada. Es aquí donde la facturación se realiza por porcentajes de avance o por certificaciones parciales.

Este tipo de factura permite emitir facturas sucesivas sobre un mismo presupuesto o proyecto, reflejando el progreso acumulado hasta una fecha concreta.

De esta forma, cada factura nueva tiene en cuenta lo ya facturado anteriormente, mostrando únicamente la parte pendiente o el avance adicional respecto a las anteriores.

En una factura a origen, cada nuevo documento generado no repite todo el importe del presupuesto, sino que refleja el acumulado total facturado hasta ese momento.

Por ejemplo:

En la primera factura, puedes reflejar el 20 % del presupuesto.

En la segunda factura, facturas el 40 % acumulado, y Vendomia mostrará automáticamente que ya se había facturado el 20 % anterior, por lo que esta nueva factura representará solo el 20 % adicional.

Y así sucesivamente, hasta llegar al 100 % del valor total del proyecto o contrato.

Este sistema es ideal para certificar el avance real de una obra o proyecto, manteniendo la trazabilidad entre el presupuesto original y las facturas emitidas.

Las facturas a origen en Vendomia se crean directamente desde los presupuestos.

1. Dirígete al menú CRM → Presupuestos.
2. Busca y selecciona el presupuesto sobre el que deseas emitir la factura a origen.
3. Una vez dentro, haz clic en los tres puntos ubicados en la esquina superior derecha.
4. En el desplegable, selecciona la opción “Crear una factura a origen”.

Al hacer clic, Vendomia abrirá una nueva ventana donde verás el detalle completo del presupuesto, dividido por productos o conceptos.

Cada línea mostrará:

• El nombre del producto o servicio.
• Su precio unitario.
• La cantidad presupuestada.
• Lo ya facturado (si existen facturas a origen previas).
• Y una última columna para que indiques la cantidad que deseas facturar ahora.

Aquí es donde defines qué parte del presupuesto quieres incluir en esta primera factura a origen:

• Si introduces la misma cantidad que en el presupuesto → estarás facturando el 100 % de ese producto o servicio.
• Si dejas la casilla vacía → no facturarás nada de ese producto en esta ocasión.
• Si indicas una cantidad menor que la presupuestada → estarás facturando solo una parte proporcional (porcentaje parcial).

Cuando hayas indicado las cantidades que deseas facturar, haz clic en el botón verde “Crear factura”.

Vendomia generará automáticamente una factura en estado Borrador, igual que en el resto de facturas del sistema.

En la parte superior de la factura verás reflejado qué porcentaje del presupuesto total estás facturando. Además, al final del documento aparecerá un bloque de certificaciones, donde podrás consultar:

• El presupuesto de origen.
• Y la factura inicial a la que pertenece.

Una vez revisados los datos, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona “Publicar factura”.

Al hacerlo, la factura cambiará su estado a Publicada y pasará a estar pendiente de cobro. A partir de ese momento, ya no se podrá editar ni eliminar, cumpliendo con la normativa de facturación electrónica.

Cuando necesites emitir una nueva factura sobre el mismo presupuesto (por ejemplo, la segunda o tercera certificación), solo tienes que:

1. Volver al presupuesto original.
2. Pulsar los tres puntos de arriba a la derecha.
3. Seleccionar de nuevo “Crear una factura a origen”.

Vendomia mostrará automáticamente:

• Las cantidades ya facturadas en las facturas anteriores.
• Y las cantidades pendientes por facturar.

De este modo, solo podrás facturar la parte restante del presupuesto, evitando duplicidades y errores.

Cuando descargues una factura a origen en formato PDF, Vendomia mostrará en el documento:

• El detalle de los productos y servicios facturados.
• El porcentaje total ejecutado sobre el presupuesto.
• Y un listado histórico de certificaciones, donde podrás ver todas las facturas a origen emitidas y sus fechas de emisión.

Esto te permite ofrecer a tus clientes una visión clara y transparente del avance económico del trabajo, además de facilitar el control interno de tu empresa.