Identidades

Las identidades son la información de tu empresa que aparecerá en documentos oficiales. En otras palabras, son los datos que irán en la facturación, trabajos, contratos, ventas y todas las secciones de Vendomia que incluyan el campo de identidad.

Vendomia te permite usar diferentes identidades para facturar o mostrarte ante el público y gestionar varias personas o entidades jurídicas desde la misma cuenta.

Cada cuenta de Vendomia puede tener múltiples identidades y a su vez cada identidad puede tener múltiples series. 

Cada identidad tiene su propia numeración, marcada por cada serie que este dentro de ella.

En Gestión de Cuenta, se pueden crear tantas identidades como sean necesarias. Cada una de ellas se compone de la Identidad Fiscal, Apariencia y las Series de Facturación.

Al crear cualquier elemento en una sección, si accedes a sus detalles, podrás asignar que serie e identidad va asociado a ese elemento. Por ejemplo, al crear una factura, mientras este en proforma, podrás seleccionar a qué identidad pertenece.

Las series de identidad te permiten hacer distintas numeraciones dentro de una misma identidad. Esto, a su vez, te permite poder tener series de facturación diferenciadas entre ellas dentro de la misma empresa.

El panel de cliente es un área privada donde tus contactos pueden identificarse para acceder a su información asociada. Con esta herramienta, puedes compartir el estado de tus proyectos con un cliente, dar acceso a su historial de facturas, y más.

Cada identidad puede tener un panel de cliente propio, y utilizará los datos propios de la identidad para mostrar el logo, datos identificativos, o colores corporativos. Los contactos de tu cuenta de Vendomia podrán acceder por igual a todos tus paneles, pero los datos a los que tengan acceso estarán diferenciados según su identidad.

Para empezar, entra en el menú superior y selecciona Admin → Configuración.

Dentro del panel, busca el apartado Identidades.

Si lo prefieres, puedes acceder directamente desde este enlace:

https://vendomia.app/identities

Al entrar, verás la Identidad que hemos creado automáticamente al activar tu cuenta. Haz clic sobre ella para acceder a sus detalles y configurarla a tu gusto.

En esta sección puedes definir los aspectos básicos de tu empresa:

Nombre y logotipo: Haz clic en Editar para cambiar el nombre visible de la cuenta y subir el logotipo de tu empresa o marca personal.

Datos fiscales: Indica si eres empresa o autónomo e introduce:

• Razón social
• NIF o CIF
• Dirección completa (con código postal y ciudad)
• Email y teléfono de contacto

Si se trata de una empresa, añade también los datos del responsable legal:

• Nombre y NIF
• Dirección y ciudad

También debes añadir los Datos de pago. Introduce el IBAN que aparecerá en tus facturas y servirá para recibir transferencias. Asegúrate de que sea la cuenta correcta antes de guardar los cambios.

En los detalles generales también encontrarás el panel de cliente, que permite dar acceso a tus clientes a su propio espacio dentro de Vendomia.

Debes indicar:

• Estado: si el panel está activo o no
• Subdominio: la dirección web a la que accederán tus clientes

Cuando hayas completado todos los campos, haz clic en Guardar para aplicar la configuración. Tus datos quedarán actualizados y listos para usar en todos tus documentos.

Aquí, temabién verás si tu identidad está o no activada para Verifactu. Verifactu garantiza que tu facturación cumple con la nueva ley de facturación electrónica en España.

• No todas las empresas están obligadas a enviar datos a Verifactu, pero sí a tener un sistema compatible.
• Si decides activarlo, haz clic en los tres puntos arriba a la derecha y selecciona Activar Verifactu.

Una vez activado Verifactu, no se puede desactivar, según la normativa vigente.

Dentro de cada Identidad, puedes configurar sus series de facturación. En el apartado Series de facturación, encontrarás una serie creada por defecto. Puedes usarla y, además, crear otras nuevas si gestionas distintas áreas, marcas o tipos de documentos.

Por último, dentro de la Identidad, entra en Textos de Documentos y pulsa Editar apariencia. Aquí podrás personalizar los textos y pies que aparecen en tus documentos:

• Pie de contratos
• Pie de presupuestos
• Pie de trabajos
• Pie de pedidos
• Pie de compras
• Pie de facturas
• Observaciones de facturas
• Imagen del pie
• Retención por defecto

Estos textos se aplicarán automáticamente en todos tus documentos según la identidad seleccionada.

Cuando tu Identidad principal esté completa, puedes volver al listado de Identidades y crear o modificar tantas como necesites. Esto es útil si gestionas varias marcas, divisiones o proyectos con datos fiscales distintos.

Y listo. Tu Identidad en Vendomia estará completamente configurada, y todos tus presupuestos, facturas y documentos se generarán automáticamente con tu información actualizada.