Contratos

Los contratos son documentos compuestos por cláusulas que reflejan un acuerdo entre varias partes.

Vendomia dispone de un sistema de plantillas que permite cargar un contrato y asociarlo a un contacto, insertando automáticamente sus datos en el documento.

Esta funcionalidad permite formalizar acuerdos de manera sencilla, proporcionando mayor seguridad jurídica en caso de que surja cualquier incidencia.

Los contratos se generan a partir de una plantilla de contrato. Puedes crear tantas plantillas como necesites, y una vez cargada una plantilla, esta puede ser modificada según tus necesidades.

Dentro de una plantilla puedes crear secciones (cláusulas) en las que se pueden añadir etiquetas dinámicas. Estas etiquetas son códigos que se reemplazan automáticamente por los datos del contacto asociado.

Por ejemplo: %%CONTACT_EMAIL%% insertará el correo electrónico del contacto.

Una vez finalizada la plantilla, puedes generar un nuevo contrato desde la sección Contratos, asignándole un nombre, seleccionando una plantilla y un contacto.

Podrás modificar el contrato hasta que lo cambies al estado "Publicado". En ese momento:

• Las etiquetas se sustituyen por los datos reales del contacto.
• El contrato queda bloqueado y ya no podrá ser editado.

Una vez publicado, el contrato puede ser:

• Enviado para firma electrónica
• Firmado a mano
• Descargado en PDF

Los contratos en Vendomia pueden encontrarse en tres estados diferentes:

• Borrador: El contrato es editable. Puedes modificar el cliente, el texto, las cláusulas y las etiquetas. Este estado es ideal para preparar el contrato antes de enviarlo.
• Pendiente El contrato se bloquea y ya no puede ser editado. En este estado puede enviarse para firma electrónica directamente desde Vendomia o descargarse en PDF para firmar manualmente.
• Firmado: El contrato ha sido firmado y queda registrado como definitivo.

En Vendomia, puedes descargar fácilmente tus contratos en formato PDF para guardarlos, imprimirlos o enviarlos fuera de la aplicación. Esta función te permite mantener una copia física o digital de tus acuerdos firmados y tenerlos siempre a mano.

Para descargar contratos paso a paso, debes:

1. Accede al menú superior y entra en CRM → Contratos.
2. Busca y selecciona el contrato que deseas descargar.
3. Una vez dentro del contrato, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha de la pantalla.
4. En el menú desplegable, selecciona la opción “Descargar”.

El documento se descargará automáticamente en formato PDF, con todos los datos y la información del contrato listos para archivar o compartir.

Las plantillas sirven para cargar contratos predefinidos y evitar tener que redactar cada nuevo contrato manualmente.

Se crean a partir de secciones de contrato, donde cada sección representa una cláusula e incluye un Título y Contenido de texto, donde puedes insertar datos dinámicos mediante etiquetas. Ejemplo: %%CONTACT_NAME%% se sustituirá por el nombre del contacto asociado.

Cada sección debe equivaler a una clausula del contrato ya que vez cargada una plantilla, podrás Mover, editar o eliminar cada sección en un contrato en estado borrador. 

En Vendomia, puedes firmar tus contratos, sin necesidad de imprimirlos ni escanearlos. Esta función te permite ahorrar tiempo, reducir gestiones y mantener todos tus acuerdos firmados y organizados en un único lugar.

¿Por qué esta función es tan útil?

• Rapidez: firma y valida tus contratos en cuestión de segundos.
• Centralización: todos los documentos firmados quedan guardados en tu cuenta de Vendomia.
• Profesionalidad: mejora la experiencia de tus clientes al evitar procesos manuales.
• Seguridad: las firmas electrónicas son válidas y cumplen con la normativa vigente.

Firmar un contrato paso a paso es muy sencillo:

• Accede al menú superior y entra en CRM → Contratos.
• Abre el contrato que deseas firmar.
• En la esquina superior derecha, haz clic en los tres puntos del menú.
• Selecciona la opción “Firmar contrato”.
• Revisa los datos del contrato y confirma tu firma.

Una vez firmado, el documento quedará marcado como “Firmado” dentro del sistema y podrás descargarlo o enviarlo directamente a tu cliente.

Si el contrato también debe ser firmado por tu cliente, puedes enviárselo desde Vendomia para que lo firme digitalmente. Así ambos tendréis el documento validado y actualizado en tiempo real.